Fungsi Pengurusan

  1. Mengurus , menyelia , memproses dan memantau perlaksanaan aktiviti pembangunan dan penyelenggaraan bagi semua kemudahan dan infraPengenalanstruktur di UMSKAL.
  2. Mengurus, memproses dan memantau permohonan perlaksanaan sebarang aktiviti persidangan/majlis rasmi bagi semua bahagian di UMSKAL.
  3. Mengurus, menyelia dan memantau semua aset, inventori dan utiliti Universiti yang berada dibawah seliaan Bahagian Pembangunan & Penyelenggaraan UMSKAL.

Fungsi Pembangunan (Fizikal)

  1. Membuat perancangan, penyeliaan yang bersepadu selaras dengan kehendak pelanggan dan perkembangan semasa di UMSKAL.

Fungsi Penyelenggaraan

  1. Mengawalselia dari masa ke semasa semua kemudahan infrastruktur di UMSKAL agar sentiasa dalam keadaan yang selamat, selesa, bersih dan bebas daripada kerosakan yang boleh membahayakan dan menjejaskan keperluan pelanggan serta imej UMSKAL.
  2. Mengawalselia dari masa ke semasa semua aset dan inventori bahagian supaya sentiasa dalam keadaan yang baik dan sempurna.

 

UNIT

AKTIVITI
HAL EHWAL PENTADBIRAN / KEWANGAN
  1. Menyelaras tugas-tugas yang melibatkan pentadbiran bahagian.
  2. Menyelaras, menyediakan dan mengendalikan semua urusan surat-menyurat dan rekod-rekod pentadbiran (keluar dan masuk) seperti surat, memo, notis dan sebagainya untuk bahagian.
  3. Menguruskan semua perjalanan dan pergerakan fail-fail dan sistem fail terbuka/terperingkat bahagian.
  4. Mengendalikan dan mengurus rekod cuti serta laporan kehadiran bertugas kakitangan bahagian.
  5. Menguruskan hal-hal berkaitan perjawatan dan personallia, pembangunan kerjaya dan latihan bagi kakitangan bahagian.
  6. Menguruskan tempahan-tempahan bagi aktiviti rasmi bahagian seperti tiket penerbangan, penginapan, tempahan ruang/bilik mesyuarat dan makanan dan minuman.
  7. Keurusetiaan bagi semua mesyuarat-mesyuarat Am bahagian termasuklah membantu dalam pengendalian persediaan dan penyediaan bahan mesyuarat.
  8. Mengurus dan mengendalikan perolehan bahagian dan tuntutan pembayaran pembekal/kontraktor dengan mematuhi/mengikut prosedur kewangan/Universiti.
  9. Merancang, menyediakan dan mengawal keperluan dan bekalan alat-alat/bahan keperluan pejabat.
  10. Mengurus (keurusetiaan) dan memantau semua rekod aset dan inventori bagi setiap unit dalam bahagian.
PERKHIDMATAN PELANGGAN & KUALITI
  1. Membantu dan memberi perkhidmatan kaunter kepada semua pelanggan seperti pelajar, pihak kontraktor dan orang awam/pihak luar.
  2. Menyelaras, merekod, memeriksa dan memberi maklumbalas terhadap aduan pelanggan.
  3. Memastikan semua peraturan, piagam pelanggan dan objektif kualti jabatan/bahagian dilaksanakan dan dipatuhi.
  4. Mengurus dan memantau semua maklumat yang berkaitan dengan keperluan pelanggan dan membuat penambahbaikan bagi aktiviti berkaitan dengan khidmat pelanggan.
MEKANIKAL
  1. Mengurus kerja-kerja pengurusan penyelenggaraan sistem mekanikal bangunan & infra seperti perancangan, pemantauan dan pelaksanaan pembaikan
  2. Memantau sistem mekanikal bangunan & infra
  3. Memantau kerja-kerja penyelenggaraan sistem Mekanikal bangunan & infra yang dibuat oleh Kontraktor Penyelenggaraan lantikan Universiti
  4. Membuat pemeriksaan berkala terhadap sistem mekanikal bangunan & infra.
  5. Menguatkuasakan undang-undang / akta berkaitan dengan sistem mekanikal seperti sistem pencegah kebakaran, mesin angkat (lift), penyaman udara, sistem perpaipan dan kumbahan
  6. Melaksana kerja-kerja kecil pembaikan mekanikal secara sebutharga.
  7. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi sistem mekanikal bangunan dan infra
ELEKTRIKAL
  1. Mengurus kerja-kerja pengurusan penyelenggaraan sistem Elektrikal bangunan &infra seperti perancangan, pemantauan dan pelaksanaan pembaikan
  2. Memantau sistem Elektrikal bangunan & infra
  3. Memantau kerja-kerja penyelenggaraan sistem Elektrikal bangunan & infra yang dibuat oleh Kontraktor Penyelenggaraan lantikan Universiti
  4. Membuat pemeriksaan berkala terhadap sistem Elektrikal bangunan & infra.
  5. Menguatkuasakan undang-undang / akta berkaitan dengan sistem elektrikal seperti sistem pencawang (substation), Distribution Board (DB) dan Pepasangan Elektrikal
  6. Melaksana kerja-kerja kecil pembaikan elektrikal secara sebutharga.
  7. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi sistem elektrikal bangunan dan infra
PENYELENGGARAAN KENDERAAN
  1. Mengurus kerja-kerja pengurusan penyelenggaraan kenderaan iaitu merancang, melaksana kerja-kerja penyelenggaraan kenderaan yang sedang dibuat.
  2. Memantau pelaksanaan peraturan merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 tahun 1988
  3. Memeriksa kenderaan-kenderaan universiti secara berkala
  4. Membuat pemeriksaan berkala terhadap kenderaan universiti
  5. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi kenderaan universiti
PENGURUSAN MAJLIS
  1. Menerima tempahan aktiviti pelajar dan majlis-majlis rasmi universiti bagi penyediaan ruang, lampu, kipas, penyaman udara dan peralatan.
  2. Mengurus pemasangan peralatan seperti khemah dan peralatan lain untuk membolehkan aktiviti-aktiviti pelajar dan majlis rasmi berjalan lancar mengikut tentatif.
  3. Memastikan peralatan-peralatan yang digunakan cukup dan berfungsi dengan baik.
  4. Mengurus pendaftaran, pemeriksaan berkala dan mencadangkan pelupusan bagi aset-aset yang melibatkan pengurusan majlis.
  5. Memantau persiapan  aktiviti-aktiviti pelajar dan majlis rasmi untuk memastikan peralatan yang disediakan menepati kehendak pelanggan.
  6. Merekod daftar pinjam aset universiti yang digunakan untuk aktiviti-aktiviti pelajar dan majlis rasmi universiti.
PENGURUSAN UTILITI
  1. Memantau penggunaan utiliti dikalangan warga universiti secara pemantauan bil-bil utiliti (Bil Air, Bil Elektrik dan Bil Telefon)
  2. Memastikan maklumat atau bil yang sampai diperakukan oleh pengguna terutamanya bil telefon
  3. Membuat analisa terperinci penggunaan utiliti berdasarkan bil dan mencadangkan pihak pengurusan untuk tindakan perolehan dan penguatkuasaan
  4. Memastikan rekod dibuat untuk membolehkan utiliti yang digunakan dapat dikawal mengikut keperluan
  5. Membuat cadangan penjimatan kepada pentadbiran dengan menguruskan penukaran peralatan yang lebih menjimatkan.
UNIT PENYELENGGARAAN BANGUNAN
  1. Mengurus kerja-kerja pengurusan penyelenggaraan bangunan & infra seperti perancangan, pemantauan dan pelaksanaan pembaikan.
  2. Memantau keadaan bangunan & infra.
  3. Memeriksa aduan kerosakan yang dilaporkan serta menyediakan dokumen yang diperlukan untuk kerja pembaikan.
  4. Memantau kerja-kerja pembaikan & penyelenggaraan kecil bangunan & infra yang dibuat oleh Kontraktor Penyelenggaraan lantikan Universiti.
  5. Membuat pemeriksaan berkala terhadap keadaan bangunan & infra.
  6. Menguatkuasakan undang-undang / akta berkaitan dengan bangunan seperti Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984.
  7. Melaksana kerja-kerja kecil pembaikan bangunan secara sebutharga.
  8. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelulupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi  bangunan dan infra.
  9. Memantau kontrak penyelenggaraan/ projek baru yang sedang dijalankan.
  10. Menyediakan laporan kemajuan kerja kontaktor bagi projek yang sedang berjalan sehingga tamat.
  11. Menyediakan dokumen yang diperlukan bagi urusan perolehan seperti pengesahan skop kerja.
UNIT PERKHIDMATAN & PENGURUSAN BANGUNAN
  1. Memantau/ menyelia/ memeriksa kerja-kerja perkhidmatan yang dibuat oleh Kontraktor Penyelenggaraan lantikan Universiti.
  2. Membuat pemeriksaan berkala seluruh kawasan kampus terhadap perkhidmatan mengikut zon berdasarkan kontrak yang sedia ada.
  3. Memeriksa tuntutan dan laporan bulanan kontraktor untuk diserahkan ke unit perolehan.
  4. Urusetia bagi mesyuarat bulanan kontrak.
  5. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelulupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi kontak perkhidmatan.
  6. Mengurus keperluan (talian telefon/perabot, etc.) bagi Sekolah/ Bahagian jika terdapat perpindahan bilik/ pejabat di kawasan kampus.
  7. Mengurus keperluaan penempatan rumah ( Semi-D, Banglo, etc.) / ruang pejabat / ruang pembelajaran untuk kakitangan & pelajar.
  8. Menyediakan dokumen (skop kerja/ kadar harga/ lukisan) bagi permohonan baru seperti kerja-kerja naiktaraf/ ubahsuai untuk dibawa ke Mesyuarat Eksekutif.
  9. Menyediakan laporan serta memantau kontrak kerja-kerja naiktaraf/ ubahsuai yang sedang berjalan sehingga tamat.
  10. Mendaftar, memeriksa dan mencadangkan pelupusan Aset (Harta Modal & Inventori) bagi bangunan.
Aras Bawah, Bangunan Menara, UMS Kampus Antarabangsa Labuan, Jalan Sungai Pagar, W. P. Labuan.
Tel: 087 - 460400 / 460449
Faks: 087 - 465154